Cómo calcular el retorno de inversión (ROI) al cambiar los equipos informáticos de tu empresa

La renovación del parque informático rara vez se aprueba o se rechaza por el estado real de los equipos. Se decide por cómo se presenta la inversión. "Los equipos van lentos" es un argumento que pierde frente a cualquier otra partida de presupuesto que llegue con cifras.

En este artículo explicamos cómo calcular el ROI: qué fórmula aplicar, qué bloques de coste y de ahorro hay que incluir, y cómo presentarlo para que dirección lo entienda sin tener que revisar una hoja de cálculo. El ejemplo numérico está construido con parámetros representativos de una PYME española de 25 empleados; los datos de electricidad, coste de soporte extendido y salario medio usados en el cálculo proceden de fuentes públicas verificables.

Qué mide exactamente el ROI aplicado a equipos informáticos

El ROI (Return on Investment o retorno de inversión) mide cuánto recupera la empresa por cada euro que invierte. La fórmula básica es conocida: beneficio neto dividido entre coste total de la inversión, multiplicado por cien para expresarlo en porcentaje. Lo que cambia cuando se aplica a equipos informáticos es la forma de definir cada uno de esos dos términos.

El beneficio no es un ingreso directo (los equipos no venden nada por sí mismos), sino una combinación de ahorro real en costes de operación y de productividad recuperada por los empleados que dejan de perder tiempo con equipos lentos, con averías o con sistemas que ya no reciben actualizaciones de seguridad.

El coste, por su parte, no es solo el precio de compra: incluye configuración, despliegue, formación, gestión del parque retirado y financiación si aplica. 

El otro elemento que hay que fijar antes de empezar a calcular es el horizonte temporal. La tentación de calcular a un año es comprensible (el presupuesto anual es la unidad con la que trabaja casi todo el mundo), pero a un año prácticamente ninguna inversión en equipos resulta rentable, lo que lleva a rechazar renovaciones que en realidad son muy buenos negocios. El estándar del sector es tres años: suficiente para que la inversión se amortice con holgura y no tan largo como para introducir factores de incertidumbre difíciles de prever, como cambios tecnológicos mayores o variaciones en la plantilla.

La fórmula completa del ROI en renovación de parque informático

La fórmula que usamos para este tipo de análisis es una adaptación de la fórmula general que incorpora los tres bloques relevantes en informática empresarial:

ROI = [(Ahorro acumulado a 3 años + Productividad recuperada a 3 años − Coste total de inversión) / Coste total de inversión] × 100

Vamos a desglosar cada bloque.

El coste total de inversión agrupa todo el gasto asociado al cambio de equipos. El precio de los equipos en sí (nuevos o reacondicionados) es la partida más visible, pero no es la única. Hay que sumar el coste de configuración y despliegue, ya sea con técnico interno o con un externo; el coste de gestión del parque retirado, que incluye el borrado certificado de datos y el reciclaje de los equipos; el coste de formación a usuarios si el cambio implica un salto de sistema operativo o de herramientas; las licencias de software que no vengan incluidas en los equipos nuevos; y el coste de financiación si la compra se hace a plazos. En la práctica, sumar todos estos conceptos incrementa el coste total entre un 10 y un 25% sobre el precio de los equipos, dependiendo del tamaño del parque y de la complejidad del despliegue.

El ahorro acumulado a 3 años tiene varios componentes que habitualmente se subestiman. El más evidente es la reducción del coste de mantenimiento e incidencias: un parque de equipos antiguos genera averías, visitas de técnico y horas de soporte que tienen un coste real, aunque no siempre esté bien documentado.

A esto se suma la reducción del consumo eléctrico, ya que los equipos de generaciones modernas consumen menos que los de hace seis u ocho años, como recoge la documentación del IDAE sobre eficiencia en equipos de oficina, y la eliminación del coste de Extended Security Updates (ESU) para sistemas en fin de soporte. Microsoft ha publicado el precio de las ESU para Windows 10: 61 dólares por dispositivo el primer año, con incrementos progresivos en los años siguientes. Para un parque de 15 equipos, eso representa un gasto adicional que hay que incluir en la columna de "coste de no renovar".

Y, finalmente, el valor residual del parque retirado: los equipos antiguos tienen un valor de mercado, aunque sea modesto, que un gestor autorizado puede convertir en euros concretos.

El tercer bloque, la productividad recuperada, es el más potente en términos numéricos, pero también es el más difícil de calcular con precisión. La forma correcta de estimarlo es multiplicar el número de empleados afectados por las horas que dejarán de perder cada mes, multiplicar eso por los 36 meses del periodo de análisis, y multiplicar el resultado por el coste laboral medio por hora.

La clave está en usar una estimación de horas conservadora y justificable: en parques con más de cuatro años de antigüedad, 1,5 horas por empleado y mes es el extremo bajo del rango habitual, y es el dato que recomendamos usar precisamente porque nadie lo va a cuestionar. Estimaciones más altas, como tres o cuatro horas al mes, son técnicamente posibles en parques muy degradados, pero son difíciles de defender si no hay datos históricos de incidencias.

Es la suma de estos tres bloques lo que produce una cifra de ROI realista. Muchas empresas que calculan solo el coste de compra frente al ahorro de mantenimiento se quedan con la mitad del argumento económico, y luego se preguntan por qué la inversión no termina de aprobarse.

Ejemplo numérico: PYME de 25 empleados que renueva su parque

Para que la fórmula deje de ser abstracta, vamos a aplicarla a un caso concreto: una asesoría con 25 empleados. Esta empresa tiene un parque actual de 25 ordenadores con una antigüedad media de seis años, problemas frecuentes de lentitud y varios equipos sin compatibilidad con Windows 11. La situación es la que tiene el 80% de las PYMES que conocemos: equipos que aún funcionan, pero que generan incidencias de forma regular y que empiezan a quedarse fuera de las actualizaciones de seguridad.

Nota: los datos del ejemplo son parámetros representativos de una PYME española de servicios, construidos a partir de referencias de mercado actuales. No corresponden a un cliente identificable. Los precios de equipos y tarifas de servicio son orientativos y pueden variar según proveedor y volumen.

La decisión tomada combina dos acciones: actualización gratuita a Windows 11 de los 10 equipos que son compatibles y sustitución de los 15 equipos incompatibles por reacondicionados profesionales con Windows 11 Pro ya instalado y configurado.

Coste total de inversión con la opción reacondicionado

Ahorro acumulado a 3 años

Referencias: precio medio de electricidad para pequeños consumidores según CNMC, media 2024. Coste ESU según Microsoft Learn.

Productividad recuperada a 3 años

Con 25 empleados, una estimación conservadora de 1,5 horas recuperadas por empleado y mes, y un coste laboral medio de 14,98 €/hora (calculado a partir del salario bruto medio en empresas de servicios según la Encuesta de Estructura Salarial del INE), el cálculo queda así:

25 empleados × 1,5 h/mes × 36 meses × 14,98 €/h = 20.223 €

Este es el bloque que más debate genera, y tiene sentido que así sea. Nadie puede garantizar con exactitud cuántas horas va a recuperar cada empleado. Por eso la recomendación es siempre quedarse en el extremo conservador: si con 1,5 horas el ROI ya es sólido, usar una estimación de 3 horas no aporta credibilidad al cálculo, solo argumentos para cuestionarlo.

El cálculo final

Con los tres bloques cuantificados, la fórmula da este resultado:

ROI = [(9.350 + 20.223 − 7.800) / 7.800] × 100 = 279%

A tres años, la empresa recupera 3,79 euros por cada euro invertido.

Para completar el análisis, hay que calcular también el periodo de recuperación (payback): cuánto tiempo tarda la inversión en pagarse a sí misma con el ahorro y la productividad que genera cada mes.

Ahorro mensual estimado: (9.350 + 20.223) / 36 = 821 €/mes

Payback: 7.800 / 821 = 9,5 meses

La inversión se paga en menos de diez meses. Los veintiséis meses restantes del periodo de análisis son retorno neto.

Cómo se hace el mismo cálculo si se compra equipos nuevos

La comparación con equipos nuevos es lo que convierte el análisis en una herramienta de decisión real, no solo en una justificación de la opción que ya se había decidido. Para que sea honesta, hay que hacer el mismo ejercicio con los mismos supuestos: 15 puestos, gama profesional equivalente.

El ahorro acumulado y la productividad recuperada son prácticamente idénticos en ambos escenarios: un reacondicionado profesional de gama equivalente rinde igual que el equipo nuevo en uso de oficina estándar. Las diferencias aparecen exclusivamente en el coste de la inversión inicial.

ROI con equipos nuevos = [(9.350 + 20.223 − 15.300) / 15.300] × 100 = 94%

Payback con equipos nuevos = 15.300 / 821 = 18,6 meses

Comparativa final

Las dos opciones son rentables, y este es el punto que conviene subrayar: no se trata de defender el reacondicionado descartando el equipo nuevo, sino de mostrar que ambos tienen sentido económico y que la diferencia es cuantificable.

La opción reacondicionada se paga a sí misma en aproximadamente la mitad del tiempo y genera 7.500 € más de beneficio neto en el mismo periodo. Para un CFO que tiene varias inversiones compitiendo por el mismo presupuesto, esa diferencia es la que decide.

Errores frecuentes al calcular el ROI de informática empresarial

Después de revisar muchos cálculos hechos internamente por equipos de IT o de compras, los errores se repiten siempre en los mismos puntos. Conocerlos de antemano es la forma más rápida de producir un análisis que no se caiga a la primera pregunta.

• No incluir el coste oculto de no renovar. El parque actual no es gratuito: genera averías, soporte técnico, productividad perdida, riesgo de seguridad en sistemas sin actualizaciones, y en algunos casos el coste de las ESU para prolongar el soporte. Si el análisis compara el coste de renovar contra cero, el ROI parece peor de lo que realmente es. La comparación correcta es contra el coste real de mantener el parque durante tres años más.
• Usar cifras de productividad difíciles de defender. Decir que cada empleado va a recuperar cuatro horas al mes es técnicamente posible en parques muy degradados, pero es una cifra que cualquier CFO con criterio va a cuestionar inmediatamente. Quedarse en 1,5 horas produce un ROI igualmente potente y es imposible de rebatir.
• Ignorar el valor residual del parque retirado. Un parque de quince equipos antiguos tiene valor de mercado, aunque sea modesto. Entregárselo a un gestor autorizado de residuos electrónicos que lo valore correctamente puede representar varios cientos de euros, a veces más de mil, que entran directamente en la columna de ahorro.
• No documentar los supuestos. Cada cifra del cálculo debe poder justificarse con algo concreto: el precio de los equipos con el presupuesto firmado del proveedor, el coste de la electricidad con una factura real o las horas perdidas con una estimación que alguien haya firmado.
• Calcular a un año. A doce meses, prácticamente ninguna inversión en equipos resulta rentable. Es la forma más rápida de convertir una buena decisión empresarial en una propuesta que dirección rechaza. El estándar del sector para inversiones en tecnología de puesto de trabajo es tres años.
• Olvidar el coste de oportunidad. El capital que se inmoviliza en equipos nuevos durante dieciocho meses no está disponible para otras prioridades: contratación, marketing, circulante. En empresas con caja ajustada, esto no es un argumento teórico, es una restricción real. La opción reacondicionada libera 7.500 € que pueden ir a otra parte desde el primer día.

Resumen: los cuatro pasos del cálculo

Calcular el ROI de la renovación de equipos en una PYME se reduce a cuatro pasos. El primero es sumar el coste total real de la inversión, incluyendo todos los conceptos que van más allá del precio de compra. El segundo es calcular el ahorro a tres años: mantenimiento, electricidad, ESU evitado y valor residual del parque retirado. El tercero es estimar la productividad recuperada de forma conservadora, con una cifra de horas que cualquiera en la empresa pueda validar. Y el cuarto es aplicar la fórmula: [(Ahorro + Productividad − Coste) / Coste] × 100.

En la mayoría de PYMES con parque de más de cuatro años de antigüedad, la renovación con ordenadores de sobremesa reacondicionados arroja un ROI superior al 200% a tres años y un payback por debajo de los doce meses. La misma renovación con equipo nuevo de gama equivalente arroja un ROI menor y un payback cercano a los dieciocho o veinte meses. Las dos son inversiones rentables; la diferencia es cuantificable y defendible con datos públicos.

En InfoComputer trabajamos con empresas que necesitan renovar su parque con criterio y con presupuesto controlado. Si quieres explorar qué opciones hay disponibles para tu empresa sin comprometer presupuesto antes de tener los números, puedes consultar el catálogo de ordenadores reacondicionados para oficina o contactar directamente con nuestro equipo para un análisis adaptado a tu situación.

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